La sécurité et la traçabilité sont de véritables priorités dans le monde professionnel, quel que soit le domaine. La gestion des clefs notamment ne doit pas être laissée au hasard. Il ne s’agit pas simplement d’un système de rangement des clefs, mais aussi de contrôler précisément qui y accède, quand et pourquoi.
Que vous dirigiez un hôtel, une entreprise avec une flotte de véhicules ou un établissement de santé, le choix d’une armoire de gestions des clefs doit être réfléchi et adapté à vos usages. Voici les critères à prendre en compte pour bien choisir votre armoire de gestion des clefs !
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Déterminer le volume et la nature des clefs à gérer
Il est primordial avant tout de connaître le nombre de clefs ou de trousseaux qui doivent être gérés quotidiennement. Certaines structures utilisent une dizaine de clefs tandis que d’autres manipulent jusqu’à une centaine et plus. Dans un complexe hôtelier par exemple, chaque chambre, chaque local technique et les véhicules de service possèdent une clef distincte.
Dans ce contexte, il est conseillé d’opter pour une armoire de gestion de grande capacité comme vous pourrez le voir ici pour centraliser l’accès à toutes ces clefs et maintenir un suivi en temps réel. Le personnel est ainsi responsabilisé et les oublis ou pertes deviennent faciles à tracer.
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Tenir compte du niveau de sécurité requis
Toutes les clefs n’ont pas la même valeur ou la même sensibilité. Une clef d’accès à un local serveur d’une multinationale doit être mieux protégée qu’une clef de buanderie. L’armoire de gestion à choisir doit alors proposer un niveau de sécurité en accord aux enjeux spécifiques.
À cet effet, des modèles d’armoire de gestion de clefs de la marque TRAKA proposent des solutions dotées de verrouillage de clefs, d’identification par badge RFID, code ou biométrie. Cela permet de restreindre les accès à certains profils d’utilisateurs.
Lorsqu’une telle armoire est installée dans un établissement de santé par exemple, seuls les techniciens ou le personnel autorisé pourront retirer les clefs qui ouvrent certaines zones sensibles. Il s’agit là d’une manière efficace de limiter les intrusions ou les erreurs humaines.
S’assurer de la traçabilité et du contrôle de l’accès
La traçabilité est un levier capital pour améliorer la sécurité interne. Une bonne armoire de gestion des clefs doit donc fournir un journal des mouvements qui identifie qui a retiré quelle clef, à quelle heure et le moment où elle a été restituée. Ces informations peuvent être accessibles grâce à la plateforme web de la marque Traka associée à l’armoire.
De plus, les gestionnaires peuvent recevoir des alertes si une clef n’est pas rendue dans les délais. Lorsque votre entreprise dispose d’une flotte de véhicules, cette fonctionnalité permet par exemple d’éviter qu’un salarié emprunte un véhicule hors planning ou de retrouver la personne ayant utilisé une voiture lors d’un incident.
Possibilité d’intégrer l’armoire aux systèmes existants
Les entreprises et d’autres locaux disposent généralement de divers systèmes avec chacun leur utilité. Il y a entre autres l’Active Directory pour l’organisation et la sécurité des données stockées, les systèmes de contrôle d’accès, les logiciels de gestion interne, etc.
En voulant choisir une armoire de gestion de clefs, il est essentiel de vous assurer qu’elle puisse facilement s’intégrer à l’environnement informatique en place. Cela évite les doublons et permet une synchronisation fluide des droits d’accès. Pour cela, les armoires TRAKA sont conçues pour s’intégrer aux systèmes de sécurité physique et informatique existants.
Cela est particulièrement utile dans les bâtiments multisites ou les structures ayant déjà un parc logiciel complexe. Vous pourrez alors avoir une solution centralisée qui permet de gagner en cohérence et en efficacité.
Penser à la facilité d’utilisation
L’expérience utilisateur est aussi un critère fondamental à prendre en compte pour faire un bon choix. Une armoire difficile à utiliser peut entraîner des erreurs, de la frustration ou une perte de temps. Avec les armoires TRAKA par exemple, vous avez un écran tactile intuitif et un guide utilisateur qui facilite la prise en main du système. Cela vous permet ainsi de récupérer la bonne clef en quelques secondes sans avoir à passer par une personne référente ou chercher dans une boîte à clefs classique.